Kế hoạch quản lý thay đổi trong Salesforce là quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, bao gồm kế hoạch phê duyệt và thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, nguồn lực, tài liệu và kế hoạch quản lí dự án. Quá trình này sẽ giúp mục tiêu, quy trình và công nghệ của doanh nghiệp được đảm bảo chuyển đổi suôn sẻ khi triển khai giải pháp mới. Kế hoạch này có thể được áp dụng ở mọi ngành nghề, đặc biệt là đối với các ngành đang cố gắng thích ứng với các xu hướng hiện đại hóa mới (gia tăng cạnh tranh, luật lệ mới và đứt gãy trong chuỗi cung ứng hàng hóa).
Ở bài viết này, hãy cùng Gimasys tìm hiểu về cách để từng bước xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi khi triển khai Salesforce CRM.
Theo Salesforce, chỉ 12% các sáng kiến chuyển đổi doanh nghiệp thành công, nó chỉ xảy ra với doanh nghiệp đã sẵn sàng và có khả năng theo đuổi mục tiêu này. Do đó, điều cần thiết đối với bối cảnh kinh doanh cạnh tranh ngày nay là phải làm sao để tối ưu hóa việc quản lý thay đổi.
Với rất nhiều cơ hội để thực hiện các thay đổi thường xuyên của Salesforce CRM, tất cả những gì doanh nghiệp cần là một đối tác có năng lực triển khai Salesforce tốt và một kế hoạch quản lý thay đổi có thể mở rộng, với 7 bước sau:
1. Hiểu rõ nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp
Dù yêu cầu thực hiện thay đổi trong Salesforce CRM là gì – bổ sung cơ sở hạ tầng hay khắc phục sự cố, doanh nghiệp cũng cần phải phân tích và đo lường quy mô của quá trình trước khi thực hiện. Trước tiên doanh nghiệp cần hiểu các loại thay đổi khác nhau có thể được yêu cầu thực hiện trong Salesforce CRM như:
- Thay đổi cơ sở hạ tầng CNTT, thông báo mục tiêu của doanh nghiệp đến toàn thể nhân viên.
- Đặt người dùng cuối làm trung tâm, bao gồm trách nhiệm của nhân viên và thêm thành viên mới.
- Thay đổi cơ cấu như thành lập các phòng ban mới hoặc thay đổi leader/manager.
- Thay đổi biện pháp khắc phục sẽ cần thiết để hỗ trợ phát triển theo yêu cầu.
Doanh nghiệp phải đảm bảo mục tiêu thay đổi của mình đáp ứng được các tiêu chí: Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có giới hạn thời gian. Từ đó, doanh nghiệp có thể vượt qua thách thức của sự thay đổi, thiết lập các mục tiêu thực tế và đạt được chúng đúng thời hạn.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần xem xét đến mối quan tâm của người đứng đầu các bộ phận trước khi hoàn thiện ý tưởng thay đổi.
2. Xác định phạm vi thay đổi
Sau khi nhận được danh sách các yêu cầu thay đổi, nhóm phát triển Salesforce sẽ bắt đầu xây dựng chiến lược thay đổi. Mục đích của việc này là làm cho nhân viên hiểu rõ hơn về mục tiêu của doanh nghiệp và cách hoàn thành các mục tiêu đó.
Các lãnh đạo có kinh nghiệm nên trao đổi với những thành viên liên quan như các kĩ sư, PM, lập trình viên, tư vấn viên hoặc quản trị viên, đồng thời chỉ định yêu cầu thay đổi dựa trên kỹ năng và sự nhạy bén về công nghệ của họ. Trong những cuộc họp này, các mục tiêu của dự án, phạm vi, chiến thuật thực hiện, vai trò và trách nhiệm của nhóm phát triển,… sẽ được thảo luận kĩ càng.
Ngoài ra, việc thiết lập một kênh giao tiếp riêng như Slack có thể giúp phát triển khả năng giao tiếp của nhân viên, cho phép họ chia sẻ phản hồi và giải quyết các vấn đề ngay trong thời gian thực.
3. Ưu tiên yêu cầu thay đổi
Với danh sách dài các công việc cần phải làm, nhóm phát triển rất khó để hoàn thành công việc đúng tiến độ. Để khắc phục sự chậm trễ trong quản lý thay đổi, họ nên sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ đang thực hiện theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp có thể ưu tiên các thay đổi cấu trúc vì chúng phức tạp hơn và có thể gây ra các hạn chế trong việc thực hiện các thay đổi khác (các phần phụ thuộc).
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện các thay đổi lấy khách hàng làm trung tâm và các thay đổi cấu trúc, nếu phạm vi cho phép.
4. Thực hiện thay đổi
Khi các nhiệm vụ được sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhóm phát triển sẽ tiếp quản và bắt đầu tích hợp các thay đổi được giao trong hệ thống.
Trong khi tích hợp, nên hiểu rằng không phải tất cả các thay đổi sẽ được thực hiện trong thời gian dự kiến – một số thay đổi có thể yêu cầu xử lý đặc biệt. Nếu một thay đổi không được thực hiện vì một vài khó khăn, tốt hơn hết doanh nghiệp nên đánh giá lại và quyết định tiếp tục hoặc không thực hiện thay đổi đó.
5. Kiểm tra đảm bảo chất lượng
Khi đã hoàn tất giai đoạn phát triển, doanh nghiệp có thể chuyển sang giai đoạn kiểm tra chất lượng (QA) để đảm bảo phần mềm không có lỗi. Trong giai đoạn này, các thành phần ứng dụng trong Salesforce bao gồm quy trình làm việc, cấu hình và tính năng sẽ được kiểm thử đến khi các lỗi và lỗ hổng được loại bỏ hoàn toàn.
Nhóm QA duy trì các sandbox (thậm chí một phần của sandbox) để thử nghiệm. Họ thực hiện kiểm thử đơn vị và kiểm tra tự động trên các thành phần khác nhau, giám sát hiệu suất của các thành phần đó và tạo danh sách lỗi. Bằng cách theo dõi danh sách lỗi, các nhà phát triển có thể giải quyết các vấn đề có thể phát sinh.
6. Kiểm tra sự chấp nhận của người dùng
Sau khi nhóm QA đã thực hiện kiểm tra và sửa lỗi, đã đến lúc kiểm tra sự chấp nhận của người dùng. Trong giai đoạn này, người dùng cuối kiểm tra điều hướng giải pháp, sử dụng thành phần và các khía cạnh khác trong môi trường sandbox để xem liệu các thay đổi có đáp ứng mong đợi của họ hay không.
Dựa trên phản hồi, nhóm phát triển thực hiện một loạt thay đổi cuối cùng trước khi triển khai giải pháp cho chủ sở hữu sản phẩm.
7. Triển khai và đào tạo
Sau khi các nhà phát triển và người dùng cuối kiểm tra các thay đổi, các nhóm nên chuẩn bị cho việc chuyển giao thay đổi.
Trước khi áp dụng quy mô đầy đủ, các nhóm nên xem xét giới thiệu những chuyên gia có thể cập nhật các thay đổi cho người dùng và đào tạo họ sử dụng chức năng tốt hơn. Hầu hết các chuyên gia đào tạo làm cho người dùng quen với các thay đổi bằng cách cung cấp hỗ trợ theo thời gian thực, ghi chú phát hành cập nhật, hướng dẫn sử dụng và tài liệu đào tạo trực tuyến.
Tổng kết
Quản lý thay đổi đóng một vai trò quan trọng trong việc thực hiện các giải pháp kinh doanh của doanh nghiệp. Quy trình của doanh nghiệp càng hiệu quả thì tỉ lệ gặp rủi ro trong và sau khi thực hiện thay đổi càng thấp.
Đối với nền tảng mạnh mẽ như Salesforce CRM, doanh nghiệp sẽ có vô số cơ hội để thực hiện thay đổi, điều quan trọng là phải thực hiện quản lý thay đổi theo thời gian. Cùng với kinh nghiệm cũng như năng lực triển khai Salesforce của Gimasys, doanh nghiệp có thể thu hẹp khoảng trống trong hoạt động CRM thông qua việc thực hiện thay đổi hiệu quả, từ đó đạt được hiệu quả hoạt động và hiệu quả kinh doanh cao.
Tham khảo:
