Trong bối cảnh kinh tế số, ngành Nông – Thủy sản Việt Nam đang đứng trước yêu cầu tất yếu về ứng dụng công nghệ hiện đại, mở rộng tự động hóa nhằm tối ưu hiệu suất vận hành và giữ vững thị phần xuất khẩu. 

Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp trong ngành vẫn đang phải đối mặt với các rào cản về xử lý chứng từ vận tải thủ công, phức tạp, thiếu quy trình quản lý khiếu nại tập trung, dẫn đến đánh mất các cơ hội kinh doanh tiềm năng và ra quyết định còn chậm trễ, bị động trước những thay đổi của thị trường quốc tế. Nhằm giải quyết trực tiếp và hiệu quả các bài toán đặc thù này, doanh nghiệp không chỉ cần một giải pháp công nghệ tiên tiến mà còn cần một định hướng đầu tư đúng đắn. 

Bài viết dưới đây sẽ phân tích bối cảnh ngành Nông – Thủy sản Việt Nam trước áp lực tối ưu chi phí vận hành và chuẩn hóa hoạt động xuất khẩu, đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ từ Salesforce giúp doanh nghiệp tháo gỡ các điểm nghẽn vận hành và nhanh chóng chuyển hóa thành lợi thế cạnh tranh lâu dài. 

I. Thách thức của ngành Nông – Thủy sản Việt Nam trước áp lực của thị trường xuất khẩu quốc tế 

Trong hoạt động xuất khẩu Nông – Thủy sản, chứng từ vận tải và quản trị quan hệ khách hàng B2B là hai mắt xích có ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ thông quan, chi phí logistics, và khả năng duy trì hợp tác với đối tác quốc tế. Áp lực này ngày càng gia tăng khi các thị trường lớn như EU, Mỹ, Nhật Bản… liên tục nâng cao yêu cầu về tuân thủ pháp lý, truy xuất nguồn gốc minh bạch.

Đối với doanh nghiệp Việt Nam, bài toán không đơn thuần nằm ở việc đáp ứng đủ hồ sơ cho từng lô hàng. Để tối ưu chi phí và giữ vững thị phần cạnh tranh, doanh nghiệp còn cần có khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng, tự động hóa xử lý chứng từ, kiểm soát khiếu nại thời gian thực…, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số mọi lĩnh vực toàn cầu. 

1. Thách thức trong xử lý chứng từ vận tải & xuất khẩu ngành Nông – Thủy sản 

Xu hướng số hóa thương mại quốc tế đang thúc đẩy việc sử dụng các loại chứng từ điện tử (e-Docs). Tuy nhiên, quá trình kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa doanh nghiệp Việt Nam với các hệ thống quản lý quốc tế vẫn là một thách thức đáng kể.

Thực trạng tại đa số doanh nghiệp Nông Thủy sản Việt Nam cho thấy, dữ liệu chứng từ vẫn đang được nhập liệu thủ công hoặc xử lý trên nhiều hệ thống riêng biệt. Các loại hồ sơ như tờ khai hải quan, hóa đơn tàu thuyền… cũng chưa được đồng nhất trong toàn bộ quy trình, khiến đội ngũ nhân sự tiêu tốn hàng giờ để nhập và đối soát dữ liệu vào ERP mà vẫn có thể tồn tại rủi ro sai sót.

Khi thông tin giữa các hệ thống bị sai lệch, nguy cơ trễ lịch tàu, phát sinh lưu kho và chi phí logistics cũng gia tăng, thậm chí rủi ro trực tiếp đối với giá trị thương mại của lô hàng. Đáng chú ý, dữ liệu chứng từ phân mảnh cũng gây cản trở trong việc truy xuất nguồn gốc, đối chiếu giấy tờ trong quá trình kiểm tra, đặc biệt với các thị trường khó tính, yêu cầu pháp lý chặt chẽ như EU, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ…

Ngoài ra, mỗi thị trường nhập khẩu có thể áp dụng một hệ thống yêu cầu riêng về hồ sơ và tiêu chuẩn kỹ thuật. Doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu liên quan đến giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, kiểm dịch thực vật/thủy sản, cũng như các thủ tục đăng ký cơ sở theo yêu cầu của từng quốc gia, chẳng hạn NFQS/MFDS tại Hàn Quốc.

Vì vậy, việc quản lý chứng từ theo phương thức thủ công khiến doanh nghiệp khó chủ động cập nhật và kiểm soát mức độ tuân thủ cho từng lô hàng, trước những thay đổi mới của thị trường quốc tế. Chỉ một thiếu sót trong hồ sơ cũng sẽ dẫn đến hàng hóa bị giữ tại cảng, kéo dài thời gian thông quan, phát sinh chi phí hoặc thậm chí bị trả về.

2. Thách thức trong chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng B2B trong ngành Nông – Thủy sản 

Song song với bài toán chứng từ, doanh nghiệp Nông – Thủy sản Việt Nam cũng đối mặt với những khó khăn về quản trị và chăm sóc khách hàng B2B quốc tế. Với các hợp đồng xuất khẩu có thời gian thực hiện kéo dài và nhiều bên tham gia, khách hàng không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm mà còn kỳ vọng doanh nghiệp cung cấp hỗ trợ kịp thời và duy trì cam kết xử lý khiếu nại (claim) xuyên suốt quá trình hợp tác.

Trong xuất khẩu Nông – Thủy sản, các yêu cầu khiếu nại (Claim) có thể phát sinh từ nhiều yếu tố đặc thù như kích cỡ sản phẩm, tỷ lệ mạ băng, hư hỏng nông sản, dư lượng kháng sinh hoặc biến chất trong quá trình vận chuyển. Khi đơn hàng được triển khai trong nhiều tháng và liên quan đến nhiều bộ phận, các thông tin liên quan đến khiếu nại của khách hàng rất dễ bị phân tán hoặc bỏ sót.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp không có một quy trình quản lý khiếu nại tập trung, việc tiếp nhận, xác minh nguyên nhân, đối chiếu dữ liệu có thể kéo dài, dẫn đến đưa ra phương án xử lý bị chậm trễ và làm giảm đáng kể mức độ hài lòng của khách hàng. 

“Trong hoạt động xuất khẩu B2B, tốc độ và tính minh bạch trong xử lý khiếu nại (Claim) không đơn thuần là tiêu chí dịch vụ, mà là một yếu tố trực tiếp quyết định khả năng duy trì quan hệ thương mại và bảo vệ doanh thu. Chỉ một yêu cầu bị xử lý chậm, thiếu dữ liệu đối chứng hoặc phản hồi không nhất quán cũng khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ đánh mất cơ hội hợp tác dài hạn với khách hàng tiềm năng, đồng thời kéo theo chi phí nguồn lực xử lý sự cố gia tăng và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.”, Mrs. Lê Anh – chuyên gia Gimasys chia sẻ. 

II. Lời giải trực tiếp cho bài toán về chứng từ và quản trị khiếu nại của doanh nghiệp ngành Nông – Thủy sản Việt Nam

1. Tự động hóa xử lý chứng từ vận tải Nông – Thủy sản với Mulesoft

Để giải quyết bài toán chứng từ vận tải phân mảnh và phức tạp, doanh nghiệp Nông – Thủy sản cần một nền tảng tích hợp vừa linh hoạt, có khả năng mở rộng, vừa đáp ứng yêu cầu cao về bảo mật. Vì vậy, Gimasys mang đến MuleSoft – nền tảng tích hợp và kết nối dữ liệu thông minh thuộc hệ sinh thái Salesforce.

MuleSoft là giải pháp kết nối đột phá thuộc hệ sinh thái sản phẩm của Salesforce

•  Mở rộng và kết nối dữ liệu linh hoạt với API-led Connectivity

MuleSoft cho phép kết nối ứng dụng hệ thống thông qua phương pháp API-led Connectivity, giúp thay thế các kết nối point-to-point rời rạc. Với doanh nghiệp Nông – Thủy sản, MuleSoft dễ dàng kết nối ERP như SAP, Oracle, MISA… với các hệ thống sản xuất, kho vận, logistics và các nền tảng phục vụ xuất nhập khẩu; qua đó phá vỡ tình trạng dữ liệu phân mảnh và chuẩn hóa thành một nguồn Single Source of Truth thống nhất, đáng tin cậy xuyên suốt mọi hoạt động vận hành. 

Bên cạnh đó, MuleSoft cũng cung cấp lớp quản trị API tập trung, hỗ trợ kiểm soát quyền truy cập và luồng trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng. Các API có thể được tái sử dụng khi doanh nghiệp mở rộng tích hợp với hệ thống logistics, kho vận, AI hoặc các dịch vụ số mới. Nhờ đó, doanh nghiệp Nông – Thủy sản có thể tận dụng tối đa hạ tầng công nghệ hiện hữu nhưng không bị giới hạn bởi hạ tầng đó. 

Đặc biệt, khả năng hỗ trợ cả On-premise và Cloud của giải pháp cũng giúp doanh nghiệp khai thác tốt hạ tầng hiện có, xóa bỏ nỗi lo “đập đi xây lại từ đầu”. Khi cần bổ sung ứng dụng hoặc công nghệ mới, doanh nghiệp có thể tích hợp dễ dàng thông qua API nhằm duy trì tính ổn định của hệ thống lõi.

Phương pháp API-led Connectivity của MuleSoft giúp hợp nhất dữ liệu từ nhiều hệ thống

• Tự động hóa chứng từ, giải phóng nguồn lực Back-office cho ngành Nông – Thủy sản 

Với khối lượng lớn chứng từ đa định dạng như tờ khai hải quan, hóa đơn tàu thuyền, e-Phyto, e-BL…  việc nhập liệu thủ công vào ERP vừa tiêu tốn nhân lực vừa tiềm ẩn sai sót. Vì vậy, MuleSoft đóng vai trò lớp tích hợp trung tâm, kết nối công nghệ AI/OCR để nhận diện, trích xuất và chuẩn hóa dữ liệu chứng từ, sau đó tự động truyền đến ERP hoặc ứng dụng nghiệp vụ qua API. 

“Nhờ đó, nguồn lực Back-office được giải phóng khỏi các công việc thủ công, tập trung hơn vào các nghiệp vụ phức tạp và mang tính chiến lược cao, góp phần thúc đẩy tự động hóa xử lý chứng từ thông minh và nâng cao hiệu suất vận hành.” – chuyên gia Mrs. Lê Anh nhấn mạnh. 

2. Chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng B2B với Salesforce Service Cloud

Với doanh nghiệp Nông – Thủy sản xuất khẩu, bài toán kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào quy trình xử lý chứng từ vận tải, mà còn nằm ở việc xây dựng và chăm sóc khách hàng B2B lâu dài. Việc thông tin khiếu nại (Claim) bị phân tán hoặc thất lạc giữa các kênh dẫn đến xử lý chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín và các mối quan hệ hợp tác lâu dài; từ đó làm giảm đáng kể doanh thu và cơ hội phát triển tiềm năng của doanh nghiệp với các đối tác thị trường nước ngoài lớn. 

Vì vậy, đứng trước điểm nghẽn về quy trình dịch vụ chăm sóc khách hàng, chuyên gia Gimasys, Mrs. Lê Anh chia sẻ: “Agentforce Service (trước đây là Service Cloud) của Salesforce chính là lời giải tối ưu và trực tiếp cho doanh nghiệp nhằm chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng và thúc đẩy tự động hóa xử lý khiếu nại tập trung nhờ cung cấp lịch sử tương tác toàn diện 360 độ trên đa kênh”

• Chuẩn hóa quy trình chăm sóc 360° 

Thông qua giao diện Service Console, toàn bộ thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng được tập trung trên một không gian làm việc duy nhất, từ lịch sử đơn hàng, hồ sơ chứng nhận đến dữ liệu khiếu nại. Nhân viên có đầy đủ ngữ cảnh để xử lý yêu cầu nhanh chóng, nhất quán, đồng thời tận dụng AI và tự động hóa trong các tác vụ như tổng hợp case, đưa ra đề xuất hỗ trợ… 

Đáng chú ý, giải pháp giúp duy trì ngữ cảnh và đồng bộ lịch sử tương tác (Omnichannel Context) trên mọi kênh như email, WhatsApp, Web portal, SMS. Từ đó, giúp đội ngũ CSKH và Sales có thể theo dõi xuyên suốt quá trình trao đổi, hạn chế thất lạc thông tin khiếu nại khi chuyển ca hoặc thay đổi nhân sự phụ trách tài khoản.

Giao diện Service Console của giải pháp Agentforce Service (trước đây là Service Cloud)

• Thúc đẩy tự động hóa hỗ trợ khách hàng

Đáng chú ý, tính năng Agentforce Service Replies ở phiên bản cải tiến này có thể tự động phân tích hội thoại theo thời gian thực, hỗ trợ kết nối Knowledge Base về tiêu chuẩn sản phẩm, tiến độ đóng hàng, lịch tàu nhằm tạo nội dung phản hồi phù hợp cho khách hàng ở mọi kênh. 

Chẳng hạn, với khách hàng nước ngoài ở nhiều múi giờ, đội ngũ chỉ cần kiểm tra hoặc tùy chỉnh nhanh chóng câu trả lời do AI đề xuất trước khi gửi; qua đó rút ngắn thời gian hỗ trợ, duy trì kết nối liên tục với đối tác quốc tế nhằm gia tăng hài lòng của khách hàng. 

• Quản trị rủi ro và gia tăng giá trị vòng đời (CLV) hiệu quả 

Ngoài ra, Command Centre for Service cho phép các quản lý của đội ngũ CSKH giám sát và điều phối hoạt động của AI Agents và nhân viên CSKH theo thời gian thực, trên một giao diện tập trung. Qua đó, cấp quản lý có thể nắm bắt xuyên suốt trạng thái xử lý, chất lượng tương tác và hiệu suất của cả AI lẫn nhân sự, thay vì phải cập nhật rời rạc trên từng kênh. 

Ví dụ, khi tranh chấp liên quan đến chất lượng lô hàng lớn, quản lý CSKH có thể nhanh chóng đánh giá tình huống, tiếp quản hội thoại một cách liền mạch từ AI hoặc nhân viên tuyến đầu, điều hướng cách giải quyết nhằm bảo đảm các vấn đề quan trọng được xử lý đúng ngữ cảnh, đúng thời điểm. Đây là cơ chế quan trọng giúp doanh nghiệp vừa mở rộng quy mô tự động hóa dịch vụ, vừa duy trì khả năng kiểm soát rủi ro và bảo vệ quan hệ hợp tác dài hạn với các nhà nhập khẩu, phân phối quốc tế.

III. Gimasys tiên phong triển khai Salesforce mở rộng năng lực số hóa cho doanh nghiệp Nông – Thủy sản Việt Nam 

Với vai trò Đối tác hàng đầu của Salesforce tại Việt Nam, Gimasys sở hữu đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm tư vấn và triển khai các giải pháp Multi-Cloud; đồng thời am hiểu sâu đặc thù vận hành của doanh nghiệp lĩnh vực Nông – Thủy sản. 

Đặc biệt, Gimasys là đối tác lâu năm tại Việt Nam đạt danh hiệu Summit Consulting – phân hạng cao nhất, đồng thời là Cloud Reseller được Salesforce ủy quyền chính thức. Đáng chú ý, Gimasys cũng được vinh danh “Country Partner Excellence Vietnam” tại Salesforce ASEAN Partner of the Year Awards 2025. 

Những thành tựu này là minh chứng rõ nét cho năng lực triển khai vượt trội các giải pháp công nghệ tiên tiến cho doanh nghiệp; đồng thời đảm bảo tư vấn lộ trình số hóa phù hợp với kiến trúc hiện hữu và bài toán riêng biệt của từng tổ chức. 

Với hơn 20 năm phát triển trong lĩnh vực công nghệ, Gimasys đã triển khai thành công hơn 50 dự án tại trên 40 doanh nghiệp, đạt chỉ số hài lòng khách hàng 4,7/5,0. Dựa trên phương châm “Khách hàng làm trọng tâm”, Gimasys cam kết đồng hành xuyên suốt từng giai đoạn của dự án, từ tư vấn định hướng, thiết kế giải pháp, tích hợp đến kiểm thử, nghiệm thu. Nhờ đó, chúng tôi hướng tới mục tiêu dài hạn giúp các doanh nghiệp ngành Nông – Thủy sản Việt Nam thúc đẩy chuyển đổi số an toàn, tăng cường tự động hóa thông minh và nhanh chóng kiến tạo giá trị kinh doanh thực tiễn. 

Liên hệ Gimasys để nhận tư vấn chuyên sâu về triển khai các giải pháp Salesforce nhằm chuẩn hóa quy trình xử lý chứng từ xuất khẩu và chăm sóc khách hàng B2B!