Liệu phần mềm Kế toán có thực sự giúp Doanh nghiệp giảm chi phí?

Middle how intellinetics can help your accounting department

Để đưa ra quyết định mua và triển khai một phần mềm kế toán, các doanh nghiệp sẽ thường cân nhắc dựa trên những lợi ích mà phần mềm đó mang lại. Nhưng yếu tố quan trọng nhất khiến các doanh nghiệp phải đầu tư vào một phần mềm kế toán chính là việc nó có giúp cắt giảm phi phí hay không. Dưới đây là một số cách mà phần mềm kế toán có thể giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

Lương của Nhóm Tài chính 

Có rất nhiều yếu tố liên quan đến việc đánh giá chi phí của một doanh nghiệp, và một trong những yếu tố quan trọng nhất chính là tiền lương. Chi phí tiền lương cho nhân viên kế toán có thể tăng lên nhanh chóng theo kinh nghiệm. Theo Salary.com, đây là tổng quan về mức lương trung bình cho nhân viên kế toán ở một số cấp bậc.

  • Kế toán thuế I: Chịu trách nhiệm duy trì và chuẩn bị các tờ khai thuế, hồ sơ  và báo cáo thuế. Mức lương trung bình là $54,491.

  • Kế toán thuế III: Mức lương trung bình cho vị trí này là $81,725 ​​để duy trì và chuẩn bị các tờ khai thuế, các tờ khai theo địa phương cũng như phân tích các quy định về thuế.

  • Kế toán Báo cáo Tài chính IV: Chịu trách nhiệm chuẩn bị và duy trì lợi nhuận, cũng như thu thập và phân tích những thay đổi trong các quy định của địa phương để đảm bảo rằng các quy trình làm việc được tuân thủ. Kế toán Báo cáo Tài chính đảm bảo rằng tất cả các báo cáo sẽ tuân thủ các hướng dẫn báo cáo của SEC và GAAP. Vai trò này thường cần nhân viên có trên 7 năm kinh nghiệm.

  • Kế toán Chi phí III: Chịu trách nhiệm chuẩn bị và phân tích các báo cáo chi phí và kiểm toán chi phí, Kế toán Chi phí III xem xét và phân bổ chính xác các hồ sơ chi phí bất thường và đảm bảo dữ liệu chi phí. Mức lương trung bình của họ là $ 82.479 cho một nhân viên với 4-7 năm kinh nghiệm làm việc.

Tất nhiên, phần mềm kế toán sẽ không loại bỏ hoàn toàn sự cần thiết của bộ phận kế toán trong doanh nghiệp, nhưng nó đem lại những lợi ích lớn sau: 

  • Giúp doanh nghiệp tránh được việc tuyển thừa nhân viên vào bộ phận tài chính hiện đã có quá nhiều người 

  • Chuyển một nhân viên từ bộ phận tài chính sang bộ phận kinh doanh, tạo ra nhiều doanh thu hơn

  • Giảm thời gian hoàn tất các thủ tục tài chính từ chín ngày xuống còn hai giờ. 

Đây chỉ là một vài ví dụ, nhưng với mức lương hiện đang được yêu cầu bởi các chuyên gia kế toán hàng đầu được liệt kê ở trên, phần mềm kế toán với sự tự động hóa cao có thể tiết kiệm đáng kể so với chi phí mua ban đầu, bởi nó có thể thay thế một số vị trí trong bộ phận tài chính hoặc thay thế những vị trí mới khi nhu cầu của doanh nghiệp tăng lên và trở nên phức tạp hơn. Ví dụ, nếu phần mềm kế toán thay thế cho một kế toán thuế II, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được trung bình $245,715 chỉ trong vòng ba năm. Đây có thể là một quá trình hoàn vốn lâu dài. Mặc dù việc loại bỏ các vị trí tài chính là một trong những cách hiệu quả và rõ ràng nhất để giảm chi phí cho doanh nghiệp, tuy nhiên, đây vẫn chưa phải là cách duy nhất.

 

Xác định những khoản chi tiêu lãng phí

Tự động hóa quy trình kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, loại bỏ quá trình nhập dữ liệu theo cách thủ công, đối chiếu các con số khác nhau trong nhiều bảng tính Excel và các công việc tẻ nhạt khác, cho phép bộ phận tài chính dành nhiều thời gian hơn để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Bộ phận Tài chính cũng như doanh nghiệp thường tin tưởng hơn vào các con số đã được tổng hợp vào sổ cái chung, vì họ có thể sẵn sàng đưa ra những quyết định quan trọng từ dữ liệu này. Ngoài ra, phần mềm kế toán có thể giúp xác định những khách hàng tiềm năng nhất, đảm bảo rằng doanh nghiệp không dành quá nhiều thời gian và nguồn lực cho những khách hàng ít sinh lợi.

 

Cải thiện quá trình lập hóa đơn

Đối với nhiều công ty nhỏ và đang phát triển, lập hóa đơn cho khách hàng có thể là một việc làm tốn kém. Công việc bao gồm duy trì các tệp khách hàng và sản phẩm chính, tạo dữ liệu kế toán khách hàng, truyền dữ liệu kế toán khách hàng, đăng các khoản phải thu và giải quyết các yêu cầu thanh toán. Một cuộc khảo sát trên 896 doanh nghiệp chỉ ra rằng, các doanh nghiệp hoạt động kém nhất chi trung bình $9 để lập hóa đơn cho khách hàng, trong khi mức chi phí này tốt nhất nên là $2 cho mỗi hóa đơn và mức trung bình là $3,94. Phần mềm kế toán tích hợp với một số bộ phận khác có thể giảm đáng kể chi phí này bằng cách tự động tạo, gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi nhận các khoản thanh toán.

 

NetSuite ERP - Một giải pháp phần mềm kế toán hiện đại với chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp cắt giảm những khoản chi đã nêu trên, không những vậy còn có thể đề xuất những quyết định trọng yếu thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh. Nền tảng đám mây ERP của NetSuite cung cấp chức năng báo cáo và tài chính toàn diện cho doanh nghiệp ở mọi giai đoạn tăng trưởng, cho phép giảm chi phí bằng cách báo cáo tốt hơn, tự động hóa các tác vụ thủ công, giảm lỗi và tiết kiệm chi phí nhân viên. 

Khả năng kế toán của NetSuite bao gồm:

  • Sổ cái chung linh hoạt cho phép người dùng thêm tùy chỉnh vào các giao dịch.

  • Phân khúc những tùy chỉnh nhằm đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm thời gian hơn.

  • Kế toán “đa sổ” giúp loại bỏ việc sao chép dữ liệu, giảm nhu cầu điều chỉnh thủ công đối với các quy trình kế toán.

  • Các khoản phải thu được sắp xếp tự động, hoạt động hợp lý hơn.

  • Các khoản phải trả với quy trình xử lý ngoại lệ đơn giản và tự động cho các hóa đơn không khớp, kiểm soát tốt hơn với quy trình hợp lý.

  • Tự động tuân thủ quy luật thuế trên toàn cầu.

  • Quản lý tài sản cố định để kiểm soát toàn bộ vòng đời của tài sản khấu hao và không khấu hao.

  • Quản lý tiền mặt giúp mang đến cái nhìn đầy đủ về dòng tiền và tình trạng chi tiêu của doanh nghiệp.

  • Quản lý thanh toán cho các khoản thanh toán tập trung, sắp xếp hợp lý, đáp ứng mọi yêu cầu thanh toán của khách hàng.

Nếu bạn đang có dự định sử dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp của mình, hãy LIÊN HỆ NGAY với Gimasys, đối tác triển khai của Oracle NetSuite ERP tại Việt Nam, để được tư vấn chi tiết về Phần mềm Kế toán của NetSuite ERP.

 

(Lan Tú)

G icon 60

Gimasys

Social Links